edu.sanvoice.com: aviso de privacidad y términos de uso

Aviso de privacidad para las familias, los estudiantes y el personal de una escuela que usa SanVoice Éducation

En vigor desde el 12 de noviembre de 2026.

1. Quién es responsable

Su escuela (“la escuela”) decide qué información conserva sobre los estudiantes, los padres y el personal, con qué fin y durante cuánto tiempo. La escuela es el responsable del tratamiento de esa información.

SanVoice LLC (“SanVoice”, “nosotros”) proporciona el software que usa la escuela: la aplicación escolar, los portales de padres, estudiantes y docentes, y los mensajes que la escuela envía desde ellos. SanVoice es el encargado del tratamiento de la escuela (en términos de EE. UU., un “school official” que actúa bajo el control directo de la escuela). Usamos la información solo para prestar el servicio a la escuela, conforme a un acuerdo escrito con la escuela, y nunca para nuestra propia publicidad ni para venderla.

• Contacto de la escuela: la oficina de la escuela.
• Contacto de SanVoice: SanVoice LLC, [email protected].

Las preguntas sobre lo que registra la escuela, o las solicitudes para ver, corregir o eliminar un registro, se dirigen primero a la escuela. Si usted nos escribe, trasladamos su solicitud a la escuela y la ayudamos a responder.

2. Qué puede conservar la escuela en SanVoice Éducation

Lo que realmente se conserva depende de lo que la escuela decida usar.

Tipo	Ejemplos	Quién lo ve en la aplicación
Identidad del estudiante	nombre, fecha de nacimiento, clase, número de estudiante, foto, copia escaneada del documento de identidad, número de identificación nacional	el personal de la escuela según su función; el número de identificación nacional solo el administrador, el director y el registrador
Familia y contactos	nombres de los tutores, parentesco, teléfono, número de WhatsApp, correo electrónico, dirección, quién paga	el personal de la escuela según su función; cada tutor ve a sus propios hijos
Admisión	formulario de solicitud, documentos, resultados de pruebas, cuota de inscripción pagada	el personal de admisiones
Trabajo escolar	asistencia, calificaciones, boletines, tareas, enlaces de Google Classroom si la escuela lo conecta	los docentes de la clase, el personal de oficina, el estudiante y los tutores a través de los portales
Salud	alergias, condiciones médicas, notas de enfermería	solo la enfermera, el administrador, el director y el registrador; los docentes ven un aviso (“alergias”, “condición médica registrada”), nunca el expediente médico
Conducta	notas de disciplina y de orientación	la oficina de conducta y los administradores; los padres ven solo el texto que la oficina redacta para ellos, nunca el informe interno ni las notas privadas
Pagos	facturas, recibos, montos, método (efectivo, cheque con su número, ACH, MonCash, NatCash, tarjeta pagada en la terminal de la escuela)	el personal de finanzas; quien paga ve sus propias facturas
Mensajes	correos electrónicos, mensajes de WhatsApp y de texto que la escuela envía o recibe, estado de entrega	el personal que los envía; el destinatario
Personal	nombre, función, correo electrónico o teléfono de inicio de sesión, horario	los administradores
Técnico	horas de inicio de sesión, tipo de dispositivo y de navegador, dirección IP, un registro de accesos de quién abrió el expediente de un estudiante	los administradores; SanVoice por motivos de seguridad

Pagos con tarjeta hechos en la propia terminal bancaria de la escuela: la escuela puede anotar el número de autorización y los últimos 4 dígitos de la tarjeta. La escuela nunca debe ingresar un número de tarjeta completo ni un código de seguridad.

Si la escuela activa su propia cuenta de Stripe (desactivada de forma predeterminada), los datos de la tarjeta se escriben en la página de Stripe y van directamente a Stripe; SanVoice recibe solo el resultado del pago y los últimos 4 dígitos.

3. Para qué se usa

Solo para el funcionamiento de la escuela: admisión e inscripción, clases y horarios, asistencia y calificaciones, boletines, cuotas y recibos, mensajes a las familias, salud y seguridad, y la seguridad del servicio. Bases jurídicas para las personas amparadas por el RGPD o leyes similares: el contrato de la escuela con la familia, las obligaciones legales de la escuela, el interés legítimo de la escuela en cumplir su misión educativa y el consentimiento cuando la escuela lo solicita (por ejemplo, fotos usadas fuera de la aplicación escolar).

No vendemos información personal, no mostramos publicidad en la aplicación escolar ni en los portales, y no creamos perfiles de marketing de los estudiantes.

4. Niños y consentimiento de los padres

La mayoría de los estudiantes son menores de edad. En EE. UU., la escuela actúa en nombre de los padres cuando acepta usar SanVoice con fines escolares, como lo permite la COPPA para los menores de 13 años; SanVoice usa la información de los niños solo para ese fin escolar. En Haití y en otros lugares, la escuela obtiene cualquier consentimiento que exija la ley local.

• Un padre, madre o tutor puede pedir a la escuela ver la información de su hijo, detener la recopilación de más datos o eliminarla, sujeto a los registros que la escuela deba conservar.
• Un estudiante que alcanza la mayoría de edad fijada por la escuela (18 años, salvo que la escuela fije otra edad) puede ser titular de su propio expediente si la escuela activa “Los estudiantes que alcanzan la mayoría de edad son titulares de su propio expediente”. A partir de ese momento, el estudiante decide quién de su familia ve su expediente escolar; la persona que paga sigue viendo las facturas.
• En una universidad o centro de formación, el estudiante siempre es titular de su propio expediente.

5. Sus derechos

Familias en EE. UU. (FERPA): los padres, y los estudiantes de 18 años o más o de educación superior, pueden revisar el expediente educativo, pedir una corrección y limitar su divulgación, salvo en lo que la ley permita. Diríjase a la escuela.

Personas amparadas por el RGPD o leyes similares (por ejemplo, residentes de la UE): puede solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, una copia en un formato utilizable y oponerse a algunos usos. También puede presentar una reclamación ante su autoridad de protección de datos.

Haití: se aplican las normas propias de la escuela y el derecho a la vida privada de la Constitución haitiana.

Procuramos responder a las solicitudes que recibimos en un plazo de 30 días, a través de la escuela.

6. Quién más maneja la información

SanVoice usa estos proveedores de servicios (“subencargados”) para prestar el servicio. Cada uno recibe solo lo que necesita para su tarea.

Proveedor	Para qué	Cuándo
Vultr (alojamiento)	el servidor donde funcionan la aplicación y su base de datos, en Atlanta, Estados Unidos	siempre
Backblaze B2	almacenamiento de los archivos subidos, y una copia de las copias de seguridad nocturnas cifradas	siempre
Zoho Mail	los buzones propios de SanVoice ([email protected]) y el servicio de correo detrás de la dirección del sistema de SanVoice ([email protected]: invitaciones y otros correos del sistema)	siempre
La propia cuenta de Gmail, Microsoft 365 o servidor de correo de la escuela	los correos que la escuela envía desde su propia dirección	si la escuela lo conecta
Meta (WhatsApp Business)	los mensajes de WhatsApp que la escuela envía a las familias	si la escuela usa WhatsApp
Twilio	mensajes de texto y códigos de inicio de sesión por mensaje de texto	si está activado
Amazon SES	campañas de correo masivo	si está activado
Cloudflare Turnstile	comprobar que los formularios públicos los llena una persona y no un robot	en los formularios públicos
Google (Classroom, inicio de sesión)	vincular las clases con Google Classroom	si la escuela lo conecta
Stripe	pagos en línea con tarjeta	si la escuela activa su propia cuenta de Stripe (desactivada de forma predeterminada)
Anthropic	el asistente de IA opcional	si la escuela lo activa

Los pagos de MonCash y NatCash los registra la escuela; SanVoice no se conecta hoy con esos proveedores. Avisamos a las escuelas en la aplicación o por correo electrónico al menos 30 días antes de agregar un nuevo subencargado.

También podemos divulgar información cuando la ley lo exija (una orden judicial válida), y se lo comunicamos a la escuela salvo que la ley lo prohíba.

7. Dónde se guarda

El servidor está en Atlanta, Estados Unidos. Por lo tanto, la información de las familias en Haití, la UE u otros lugares se trata en EE. UU. Para los datos personales de la UE, la escuela y SanVoice usan las cláusulas contractuales tipo de la UE.

8. Cuánto tiempo se conserva

Tipo	Se conserva
Expediente del estudiante, calificaciones, boletines	el tiempo que decida la escuela; de forma predeterminada se conservan después de que el estudiante se va, hasta que la escuela los elimine o cierre su cuenta
Copias escaneadas de documentos de identidad de estudiantes que se fueron	el número de meses que la escuela fije en Privacidad de los estudiantes › Conservación (0 = conservar)
Documentos de solicitudes rechazadas	el número de meses que la escuela fije (0 = conservar)
Pagos y recibos	el tiempo que exija la ley sobre registros contables
Registro de accesos de quién abrió el expediente de un estudiante	3 años; no se puede modificar
Registros del servidor web (dirección IP, página)	30 días
Copias de seguridad	cifradas; las últimas 7 copias nocturnas en el servidor, y una copia en Backblaze B2
Datos guardados en un teléfono o una computadora para uso sin conexión	se borran al cerrar sesión, cuando otro usuario inicia sesión o después de 30 días

Cuando una escuela cierra su cuenta, la cuenta queda en modo de solo lectura durante 90 días para que la escuela pueda exportar sus registros, y después se eliminan sus datos personales. Los registros contables se conservan solo el tiempo que exija la ley. Las copias en las copias de seguridad desaparecen a medida que estas se reemplazan.

9. Seguridad

Cada usuario inicia sesión con una contraseña y un segundo paso: un código de una aplicación de autenticación, o un código de un solo uso enviado por mensaje de texto, WhatsApp o correo electrónico. Las notas médicas y los números de identificación nacional se cifran uno por uno en la base de datos. Las copias de seguridad se cifran con una clave que no se guarda en el servidor. Los archivos subidos se analizan en busca de virus. Cada función ve solo lo que necesita, y cada apertura del expediente de un estudiante queda registrada. El personal de SanVoice solo puede entrar en la cuenta de una escuela cuando el administrador de la escuela le concede acceso por un tiempo limitado; todo lo que hace queda anotado en el registro de auditoría de la propia escuela.

Si una violación de seguridad afecta información personal, SanVoice lo comunica a la escuela sin demora indebida y dentro de las 72 horas siguientes a enterarse, y ayuda a la escuela a informar a las familias y a las autoridades según lo exija la ley.

10. Cómo eliminar información

• Pida a la oficina de la escuela que corrija o elimine un registro.
• Una escuela que cierra su cuenta: Configuración › Plan y facturación › Cerrar este espacio de trabajo (solo lectura durante 90 días, después se elimina).
• O escriba a [email protected] desde la dirección de correo de su cuenta; trasladamos la solicitud a la escuela.

11. Cambios

Publicaremos los cambios aquí y avisaremos a las escuelas al menos 30 días antes de que entre en vigor un cambio importante.

12. Ley aplicable

Este aviso se rige por la ley del Estado de Florida, Estados Unidos. No limita los derechos que le otorga la ley de su país.