edu.sanvoice.com: aviso de privacidad y términos de uso

SanVoice Éducation: términos de servicio para escuelas y anexo de tratamiento de datos

En vigor desde el 12 de noviembre de 2026.

Estos términos se celebran entre SanVoice LLC (“SanVoice”) y la escuela, universidad o centro de formación que abre una cuenta de SanVoice Éducation (“la escuela”). La persona que los acepta confirma que puede obligar a la escuela. Para el servicio educativo, estos términos se aplican en lugar de cualquier otro término de SanVoice cuando difieran.

Parte A. Términos de servicio

A1. El servicio

SanVoice proporciona la aplicación escolar y los portales de padres, estudiantes y docentes (“el servicio”): admisiones, inscripción, clases, asistencia, calificaciones y boletines, cuotas y recibos, mensajes por correo electrónico y WhatsApp, y herramientas relacionadas. Las funciones pueden cambiar; no retiraremos una función principal por la que la escuela paga durante su período pagado sin un aviso de al menos 30 días.

A2. Cuentas

La escuela elige quién obtiene acceso y con qué función, y mantiene en secreto los datos de inicio de sesión. Cada usuario inicia sesión con una contraseña y un segundo paso (un código de una aplicación de autenticación o un código de un solo uso por mensaje de texto, WhatsApp o correo electrónico). La escuela es responsable de lo que su personal hace en la cuenta. Los estudiantes y los padres usan los portales solo mediante el acceso que la escuela les da.

A3. Datos de la escuela

Todo lo que la escuela y sus usuarios ingresan en el servicio (“datos de la escuela”) pertenece a la escuela. SanVoice los usa solo para prestar el servicio, como indica la Parte B. La escuela puede exportar sus datos en cualquier momento mientras la cuenta esté abierta, y durante 90 días después de cerrarla.

A4. Obligaciones de la escuela

La escuela:

• tiene derecho a recopilar la información que registra, da a las familias los avisos y obtiene los consentimientos que exige la ley, incluido el consentimiento de los padres para menores de 13 años (COPPA) cuando corresponda;
• usa los mensajes solo para asuntos escolares, con personas que le dieron su número o correo electrónico, y respeta las solicitudes de dejar de recibir mensajes no esenciales;
• no sube información que no tenga motivo para conservar (por ejemplo, números de tarjeta completos o números de cuenta bancaria);
• conserva los registros que exige la ley de su país; SanVoice no es el custodio de último recurso de los registros de la escuela.

A5. Uso aceptable

Ningún uso ilícito, ningún acoso, ningún envío de spam, ningún intento de vulnerar la seguridad del servicio o de acceder a los datos de otra escuela, ninguna reventa del servicio sin nuestro acuerdo por escrito.

A6. Cuotas y pago

Las cuotas son las que figuran en el pedido de la escuela o en la aplicación en el momento de la compra, en dólares estadounidenses, facturadas mensual o anualmente según elija la escuela. Los impuestos se suman cuando corresponda. Si una factura sigue sin pagarse 30 días después de que enviemos un aviso, podemos dejar la cuenta en modo de solo lectura hasta que se pague; no eliminamos los datos de la escuela por falta de pago antes del período de cierre de A9. Las cuotas de un período ya iniciado no se reembolsan, salvo los reembolsos proporcionales de A9 y B6.

Los pagos que las familias hacen a la escuela (efectivo, cheque, ACH, MonCash, NatCash, tarjeta en la terminal de la escuela o la propia cuenta de Stripe de la escuela) pertenecen a la escuela. SanVoice registra los pagos que la escuela ingresa; no recibe ni guarda el dinero de la escuela.

A7. Disponibilidad y soporte

Hacemos esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible y hacemos una copia de seguridad cada noche; no prometemos un porcentaje fijo de disponibilidad. El mantenimiento programado se anuncia en la aplicación cuando es posible. Los portales siguen funcionando sin conexión para algunas tareas y envían los cambios cuando vuelve la conexión. Soporte: de lunes a viernes, de 8:00 a 17:00, hora de Haití, en inglés, francés, español y criollo haitiano, por correo electrónico ([email protected]) y WhatsApp (+1 866-675-4775).

A8. Servicios de terceros

WhatsApp (Meta), Twilio, Google Classroom, la propia cuenta de correo de la escuela y Stripe tienen sus propios términos. Cuando la escuela conecta uno de ellos, acepta también los términos de ese proveedor. SanVoice no es responsable de una interrupción o un cambio en esos proveedores.

A9. Vigencia y cierre

Los términos rigen mientras la cuenta esté abierta. La escuela puede cerrar la cuenta en cualquier momento en Configuración › Plan y facturación › Cerrar este espacio de trabajo. SanVoice puede terminar el servicio con un aviso de 30 días, con un reembolso proporcional de las cuotas pagadas por el tiempo posterior al fin, o de inmediato por un incumplimiento grave de estos términos. Después del cierre, la cuenta queda en modo de solo lectura durante 90 días y luego se eliminan los datos personales; los registros contables se conservan solo el tiempo que exija la ley.

A10. Garantías y responsabilidad

El servicio se presta con cuidado y pericia razonables. Aparte de eso, y en la medida en que lo permita la ley, se presta “tal cual”. La responsabilidad total de SanVoice según estos términos se limita a las cuotas que la escuela pagó en los 12 meses anteriores a la reclamación. Ninguna de las partes es responsable de daños indirectos ni de lucro cesante. Estos límites no se aplican al fraude de una parte, ni a lo que la ley no permite limitar.

A11. Cambios en estos términos

Avisamos con al menos 30 días de antelación, en la aplicación o por correo electrónico, de un cambio importante. Si la escuela no lo acepta, puede cerrar la cuenta antes de que el cambio se aplique.

A12. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por la ley del Estado de Florida, Estados Unidos, y las controversias se someten a los tribunales estatales o federales de Florida. Los avisos se envían a [email protected] y al correo electrónico del titular de la cuenta de la escuela.

Parte B. Anexo de tratamiento de datos (DPA)

B1. Funciones

La escuela es la responsable del tratamiento de los datos de la escuela. SanVoice es su encargado del tratamiento. En EE. UU., SanVoice es un “school official” con un interés educativo legítimo según la FERPA, bajo el control directo de la escuela en cuanto al uso y la conservación de los expedientes educativos, y no los volverá a divulgar salvo en lo que permita la FERPA.

B2. Instrucciones

SanVoice trata los datos de la escuela solo según las instrucciones documentadas de la escuela: estos términos, la configuración que la escuela elige en la aplicación y sus solicitudes por escrito. SanVoice informa a la escuela si considera que una instrucción infringe la ley.

B3. Detalles del tratamiento

• Objeto: el funcionamiento del servicio. Duración: la vigencia más el período de cierre de A9.
• Personas: estudiantes (en su mayoría menores de edad), padres y tutores, pagadores, personal de la escuela, solicitantes.
• Datos: los que se enumeran en la sección 2 del aviso de privacidad, incluidas las notas de salud y los números de identificación nacional (sensibles).
• Fines: los de la sección 3 del aviso de privacidad. Sin venta, sin publicidad, sin elaboración de perfiles con fines de marketing. SanVoice no usa los datos de la escuela para entrenar modelos de IA.

B4. Personal y confidencialidad

Solo el personal y los contratistas de SanVoice que lo necesitan para el soporte o la operación acceden a los datos de la escuela, con un deber de confidencialidad. El personal de SanVoice entra en la cuenta de una escuela solo mientras el administrador de la escuela haya concedido el acceso, por un tiempo elegido (de 1 hora a 7 días), solo para ver o para ver y cambiar, y el administrador puede retirarlo en cualquier momento. El soporte nunca obtiene derechos de administrador ni permisos sensibles, y cada acción queda anotada en el registro de auditoría de la escuela con el nombre de la persona de SanVoice.

B5. Medidas de seguridad

Como mínimo: cifrado en tránsito (HTTPS); inicio de sesión en dos pasos para cada usuario; cifrado por campo de las notas médicas y los números de identificación nacional; copias de seguridad nocturnas cifradas cuya clave no está en el servidor; acceso según la función en la aplicación; un registro de accesos, que no se puede modificar, de quién abre el expediente de un estudiante; análisis antivirus de los archivos subidos.

B6. Subencargados

La escuela autoriza a los subencargados que se enumeran en la sección 6 del aviso de privacidad. SanVoice avisa con al menos 30 días de antelación de un nuevo subencargado; la escuela puede oponerse por motivos razonables y, si no se encuentra una solución, cerrar la cuenta y obtener un reembolso proporcional de las cuotas pagadas por adelantado. SanVoice obliga a cada subencargado a cumplir condiciones de protección de datos al menos tan protectoras como estas y sigue siendo responsable de ellos.

B7. Ayuda con las solicitudes

SanVoice da a la escuela herramientas en la aplicación para ver, corregir, exportar y eliminar registros, y la ayuda con las solicitudes que no pueda responder por sí misma. SanVoice traslada a la escuela, sin responderla ella misma, cualquier solicitud que reciba directamente de un padre, un estudiante o un miembro del personal.

B8. Aviso de violaciones

SanVoice notifica a la escuela sin demora indebida, y en todo caso dentro de las 72 horas siguientes a tener conocimiento de una violación de los datos de la escuela, con lo que se sepa: qué ocurrió, los datos y las personas afectadas, las consecuencias probables y las medidas tomadas. Mantiene informada a la escuela a medida que sabe más y la ayuda a notificar a las familias y a las autoridades.

B9. Transferencias

Los datos de la escuela se alojan en Atlanta, Estados Unidos. Para los datos personales amparados por el RGPD, las partes aceptan las cláusulas contractuales tipo de la UE (módulo de responsable a encargado), que se incorporan por referencia.

B10. Eliminación y devolución

Al final del período de cierre, SanVoice elimina los datos de la escuela, salvo lo que la ley le exija conservar. Las copias en las copias de seguridad cifradas desaparecen a medida que estas se reemplazan. A solicitud, SanVoice confirma la eliminación por escrito.

B11. Auditorías

Una vez al año, SanVoice responde a las preguntas razonables de seguridad que la escuela le haga por escrito y le da la información necesaria para demostrar que cumple este anexo. No se ofrecen auditorías presenciales.

B12. Orden de prelación

Para los datos de la escuela, este anexo prevalece sobre la Parte A y sobre cualquier otro acuerdo.