edu.sanvoice.com : avis de confidentialité et conditions d’utilisation

Avis de confidentialité destiné aux familles, aux élèves et au personnel d’une école qui utilise SanVoice Éducation

En vigueur à partir du 12 novembre 2026.

1. Qui est responsable

Votre école (« l’école ») décide quelles informations elle conserve sur les élèves, les parents et le personnel, pour quelles raisons et pendant combien de temps. L’école est le responsable du traitement de ces informations.

SanVoice LLC (« SanVoice », « nous ») fournit le logiciel que l’école utilise : l’application de l’école, les portails parents, élèves et enseignants, et les messages que l’école envoie à partir de ceux-ci. SanVoice est le sous-traitant de l’école (selon le droit américain, un « school official » agissant sous le contrôle direct de l’école). Nous utilisons les informations uniquement pour faire fonctionner le service pour l’école, en vertu d’un accord écrit avec l’école, et jamais pour notre propre publicité ni pour les vendre.

• Contact de l’école : le secrétariat de l’école.
• Contact de SanVoice : SanVoice LLC, [email protected].

Les questions sur ce que l’école enregistre, ainsi que les demandes de consultation, de rectification ou de suppression d’un dossier, doivent d’abord être adressées à l’école. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande à l’école et l’aidons à y répondre.

2. Ce que l’école peut conserver dans SanVoice Éducation

Ce qui est réellement conservé dépend de ce que l’école choisit d’utiliser.

Type	Exemples	Qui le voit dans l’application
Identité de l’élève	nom, date de naissance, classe, numéro d’élève, photo, copie de la pièce d’identité, numéro d’identification nationale	le personnel de l’école selon son rôle ; le numéro d’identification nationale uniquement l’administrateur, le directeur et le responsable des inscriptions
Famille et contacts	noms des responsables légaux, lien de parenté, téléphone, numéro WhatsApp, e-mail, adresse, qui paie	le personnel de l’école selon son rôle ; chaque responsable légal voit ses propres enfants
Admission	formulaire de candidature, documents, résultats de tests, frais d’inscription payés	le personnel chargé des admissions
Travail scolaire	présences, notes, bulletins, devoirs, liens Google Classroom si l’école le connecte	les enseignants de la classe, le personnel du secrétariat, l’élève et les responsables légaux par les portails
Santé	allergies, problèmes de santé, notes de l’infirmier ou de l’infirmière	uniquement l’infirmier ou l’infirmière, l’administrateur, le directeur et le responsable des inscriptions ; les enseignants voient un bandeau (« allergies », « problème de santé enregistré »), jamais le dossier médical
Conduite	notes de discipline et d’orientation	le bureau de la discipline et les administrateurs ; les parents voient uniquement le texte que le bureau rédige pour eux, jamais le rapport interne ni les notes privées
Paiements	factures, reçus, montants, mode de paiement (espèces, chèque avec son numéro, ACH, MonCash, NatCash, carte payée sur le terminal de l’école)	le personnel financier ; le payeur voit ses propres factures
Messages	e-mails, messages WhatsApp et SMS que l’école envoie ou reçoit, statut de remise	le personnel qui les envoie ; le destinataire
Personnel	nom, rôle, e-mail ou téléphone de connexion, emploi du temps	les administrateurs
Technique	heures de connexion, type d’appareil et de navigateur, adresse IP, journal d’accès indiquant qui a ouvert un dossier d’élève	les administrateurs ; SanVoice pour la sécurité

Paiements par carte effectués sur le propre terminal bancaire de l’école : l’école peut noter le numéro d’autorisation et les 4 derniers chiffres de la carte. L’école ne doit jamais saisir un numéro de carte complet ni un code de sécurité.

Si l’école active son propre compte Stripe (désactivé par défaut), les données de la carte sont saisies sur la page de Stripe et sont transmises directement à Stripe ; SanVoice ne reçoit que le résultat du paiement et les 4 derniers chiffres.

3. Pourquoi elles sont utilisées

Uniquement pour faire fonctionner l’école : admission et inscription, classes et emplois du temps, présences et notes, bulletins, frais et reçus, messages aux familles, santé et sécurité, et sécurité du service. Bases légales pour les personnes couvertes par le RGPD ou des lois similaires : le contrat entre l’école et la famille, les obligations légales de l’école, l’intérêt légitime de l’école à accomplir sa mission éducative, et le consentement lorsque l’école le demande (par exemple pour des photos utilisées en dehors de l’application de l’école).

Nous ne vendons pas d’informations personnelles, n’affichons pas de publicité dans l’application de l’école ni dans les portails, et ne constituons pas de profils marketing des élèves.

4. Enfants et consentement parental

La plupart des élèves sont mineurs. Aux États-Unis, l’école agit pour le compte des parents lorsqu’elle accepte d’utiliser SanVoice à des fins scolaires, comme le permet la COPPA pour les enfants de moins de 13 ans ; SanVoice utilise les informations des enfants uniquement à cette fin scolaire. En Haïti et ailleurs, l’école recueille tout consentement exigé par la loi locale.

• Un parent ou un responsable légal peut demander à l’école de consulter les informations de son enfant, de cesser toute nouvelle collecte ou de les supprimer, sous réserve des dossiers que l’école doit conserver.
• Un élève qui atteint l’âge de la majorité fixé par l’école (18 ans, sauf si l’école fixe un autre âge) peut détenir son propre dossier si l’école active l’option « Les élèves qui atteignent l’âge de la majorité détiennent leur propre dossier ». À partir de ce moment, l’élève décide qui, dans sa famille, voit son dossier scolaire ; la personne qui paie continue de voir les factures.
• Dans une université ou un centre de formation, l’étudiant détient toujours son propre dossier.

5. Vos droits

Familles aux États-Unis (FERPA) : les parents, ainsi que les élèves âgés de 18 ans ou plus ou inscrits dans l’enseignement supérieur, peuvent consulter le dossier scolaire, demander une rectification et limiter sa communication, sauf dans les cas permis par la loi. Adressez-vous à l’école.

Personnes couvertes par le RGPD ou des lois similaires (par exemple les résidents de l’UE) : vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, une copie dans un format exploitable, et vous opposer à certaines utilisations. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données.

Haïti : les règles propres à l’école et le droit à la vie privée prévu par la Constitution haïtienne s’appliquent.

Nous nous efforçons de répondre aux demandes que nous recevons dans un délai de 30 jours, par l’intermédiaire de l’école.

6. Qui d’autre traite les informations

SanVoice fait appel aux prestataires suivants (« sous-traitants ultérieurs ») pour faire fonctionner le service. Chacun ne reçoit que ce dont il a besoin pour sa tâche.

Prestataire	Pour quoi	Quand
Vultr (hébergement)	le serveur qui fait fonctionner l’application et sa base de données, à Atlanta, aux États-Unis	toujours
Backblaze B2	stockage des fichiers téléversés, et une copie des sauvegardes nocturnes chiffrées	toujours
Zoho Mail	les boîtes aux lettres propres à SanVoice ([email protected]) et le service de messagerie derrière l’adresse système de SanVoice ([email protected] : invitations et autres e-mails du système)	toujours
Le propre compte Gmail, Microsoft 365 ou serveur de messagerie de l’école	les e-mails que l’école envoie depuis sa propre adresse	si l’école le connecte
Meta (WhatsApp Business)	les messages WhatsApp que l’école envoie aux familles	si l’école utilise WhatsApp
Twilio	SMS et codes de connexion par SMS	si activé
Amazon SES	campagnes d’e-mails en nombre	si activé
Cloudflare Turnstile	vérifier que les formulaires publics sont remplis par une personne et non par un robot	sur les formulaires publics
Google (Classroom, connexion)	relier les classes à Google Classroom	si l’école le connecte
Stripe	paiements en ligne par carte	si l’école active son propre compte Stripe (désactivé par défaut)
Anthropic	l’assistant IA facultatif	si l’école l’active

Les paiements MonCash et NatCash sont enregistrés par l’école ; SanVoice ne se connecte pas à ces prestataires à ce jour. Nous informons les écoles dans l’application ou par e-mail au moins 30 jours avant d’ajouter un nouveau sous-traitant ultérieur.

Nous pouvons également communiquer des informations lorsque la loi l’exige (une décision de justice valide), et nous en informons l’école, sauf si la loi l’interdit.

7. Où elles sont conservées

Le serveur se trouve à Atlanta, aux États-Unis. Les informations des familles en Haïti, dans l’UE ou ailleurs sont donc traitées aux États-Unis. Pour les données personnelles de l’UE, l’école et SanVoice utilisent les clauses contractuelles types de l’UE.

8. Combien de temps elles sont conservées

Type	Durée de conservation
Dossier de l’élève, notes, bulletins	aussi longtemps que l’école le décide ; par défaut, conservés après le départ d’un élève, jusqu’à ce que l’école les supprime ou ferme son compte
Copies des pièces d’identité des élèves partis	le nombre de mois que l’école fixe dans Confidentialité des élèves › Conservation (0 = conserver)
Documents des candidatures refusées	le nombre de mois que l’école fixe (0 = conserver)
Paiements et reçus	aussi longtemps que l’exige la loi sur les documents comptables
Journal d’accès indiquant qui a ouvert un dossier d’élève	3 ans ; il ne peut pas être modifié
Journaux du serveur web (adresse IP, page)	30 jours
Sauvegardes	chiffrées ; les 7 dernières sauvegardes nocturnes sur le serveur, et une copie chez Backblaze B2
Données enregistrées sur un téléphone ou un ordinateur pour une utilisation hors ligne	effacées à la déconnexion, lorsqu’un autre utilisateur se connecte, ou après 30 jours

Lorsqu’une école ferme son compte, celui-ci passe en lecture seule pendant 90 jours afin que l’école puisse exporter ses dossiers, puis ses données personnelles sont supprimées. Les documents comptables ne sont conservés que le temps exigé par la loi. Les copies contenues dans les sauvegardes disparaissent au fur et à mesure que les sauvegardes sont remplacées.

9. Sécurité

Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et une deuxième étape : un code provenant d’une application d’authentification, ou un code à usage unique envoyé par SMS, WhatsApp ou e-mail. Les notes médicales et les numéros d’identification nationale sont chiffrés un par un dans la base de données. Les sauvegardes sont chiffrées avec une clé qui n’est pas conservée sur le serveur. Les fichiers téléversés sont analysés pour détecter les virus. Chaque rôle ne voit que ce dont il a besoin, et chaque ouverture d’un dossier d’élève est journalisée. Le personnel de SanVoice ne peut entrer dans le compte d’une école que lorsque l’administrateur de l’école lui accorde l’accès pour une durée limitée ; tout ce qu’il fait est inscrit dans le journal d’audit de l’école.

Si une violation de sécurité touche des informations personnelles, SanVoice en informe l’école dans les meilleurs délais et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, et aide l’école à informer les familles et les autorités comme l’exige la loi.

10. Comment supprimer des informations

• Demandez au secrétariat de l’école de rectifier ou de supprimer un dossier.
• Une école qui ferme son compte : Paramètres › Forfait et facturation › Fermer cet espace de travail (lecture seule pendant 90 jours, puis suppression).
• Ou écrivez à [email protected] depuis l’adresse e-mail de votre compte ; nous transmettons la demande à l’école.

11. Modifications

Nous publierons les modifications ici et en informerons les écoles au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur d’une modification importante.

12. Droit applicable

Le présent avis est régi par le droit de l’État de Floride, aux États-Unis. Il ne limite pas les droits que vous accorde la loi de votre pays.