edu.sanvoice.com : avis de confidentialité et conditions d’utilisation

SanVoice Éducation : conditions d’utilisation du service pour les écoles, et avenant relatif au traitement des données

En vigueur à partir du 12 novembre 2026.

Les présentes conditions sont conclues entre SanVoice LLC (« SanVoice ») et l’école, l’université ou le centre de formation qui ouvre un compte SanVoice Éducation (« l’école »). La personne qui les accepte confirme qu’elle est habilitée à engager l’école. Pour le service éducatif, les présentes conditions s’appliquent à la place de toutes autres conditions de SanVoice lorsqu’elles diffèrent.

Partie A. Conditions d’utilisation du service

A1. Le service

SanVoice fournit l’application de l’école et les portails parents, élèves et enseignants (« le service ») : admissions, inscriptions, classes, présences, notes et bulletins, frais et reçus, messages par e-mail et WhatsApp, et outils connexes. Les fonctionnalités peuvent évoluer ; nous ne supprimerons pas une fonctionnalité essentielle pour laquelle l’école paie pendant sa période payée sans un préavis d’au moins 30 jours.

A2. Comptes

L’école choisit qui obtient un accès et avec quel rôle, et garde secrètes les informations de connexion. Chaque utilisateur se connecte avec un mot de passe et une deuxième étape (un code d’application d’authentification ou un code à usage unique envoyé par SMS, WhatsApp ou e-mail). L’école est responsable de ce que son personnel fait dans le compte. Les élèves et les parents utilisent les portails uniquement grâce à l’accès que l’école leur donne.

A3. Données de l’école

Tout ce que l’école et ses utilisateurs saisissent dans le service (« les données de l’école ») appartient à l’école. SanVoice les utilise uniquement pour fournir le service, comme le prévoit la partie B. L’école peut exporter ses données à tout moment tant que le compte est ouvert, et pendant 90 jours après la fermeture du compte.

A4. Obligations de l’école

L’école :

• a le droit de collecter les informations qu’elle enregistre, fournit aux familles les avis et recueille les consentements exigés par la loi, y compris le consentement parental pour les enfants de moins de 13 ans (COPPA) lorsqu’il s’applique ;
• utilise les messages uniquement pour des questions scolaires, auprès de personnes qui lui ont donné leur numéro ou leur e-mail, et respecte les demandes d’arrêt des messages non essentiels ;
• ne téléverse pas d’informations qu’elle n’a aucune raison de conserver (par exemple des numéros de carte complets ou des numéros de compte bancaire) ;
• conserve les dossiers exigés par la loi de son pays ; SanVoice n’est pas le dépositaire de dernier recours des dossiers de l’école.

A5. Utilisation acceptable

Aucune utilisation illicite, aucun harcèlement, aucun envoi de spam, aucune tentative de porter atteinte à la sécurité du service ou d’accéder aux données d’une autre école, aucune revente du service sans notre accord écrit.

A6. Frais et paiement

Les frais sont ceux qui figurent sur la commande de l’école ou dans l’application au moment de l’achat, en dollars américains, facturés chaque mois ou chaque année au choix de l’école. Les taxes s’ajoutent lorsqu’elles s’appliquent. Si une facture reste impayée 30 jours après l’envoi d’un avis, nous pouvons mettre le compte en lecture seule jusqu’à son paiement ; nous ne supprimons pas les données de l’école pour défaut de paiement avant la période de fermeture prévue à l’article A9. Les frais d’une période déjà commencée ne sont pas remboursés, sauf les remboursements au prorata prévus aux articles A9 et B6.

Les paiements que les familles font à l’école (espèces, chèque, ACH, MonCash, NatCash, carte sur le terminal de l’école, ou le propre compte Stripe de l’école) appartiennent à l’école. SanVoice enregistre les paiements que l’école saisit ; elle ne reçoit ni ne détient l’argent de l’école.

A7. Disponibilité et assistance

Nous faisons des efforts raisonnables pour que le service reste disponible et le sauvegardons chaque nuit ; nous ne promettons pas de pourcentage de disponibilité déterminé. La maintenance planifiée est annoncée dans l’application lorsque c’est possible. Les portails continuent de fonctionner hors ligne pour certaines tâches et envoient les modifications au retour de la connexion. Assistance : du lundi au vendredi, de 8 h 00 à 17 h 00, heure d’Haïti, en anglais, en français, en espagnol et en créole haïtien, par e-mail ([email protected]) et WhatsApp (+1 866-675-4775).

A8. Services tiers

WhatsApp (Meta), Twilio, Google Classroom, le propre compte de messagerie de l’école et Stripe ont leurs propres conditions. Lorsque l’école connecte l’un d’eux, elle accepte aussi les conditions de ce prestataire. SanVoice n’est pas responsable d’une panne ou d’un changement chez ces prestataires.

A9. Durée et fermeture

Les conditions s’appliquent tant que le compte est ouvert. L’école peut fermer le compte à tout moment dans Paramètres › Forfait et facturation › Fermer cet espace de travail. SanVoice peut mettre fin au service avec un préavis de 30 jours, avec un remboursement au prorata des frais payés pour la période postérieure à la fin, ou immédiatement en cas de manquement grave aux présentes conditions. Après la fermeture, le compte est en lecture seule pendant 90 jours, puis les données personnelles sont supprimées ; les documents comptables ne sont conservés que le temps exigé par la loi.

A10. Garanties et responsabilité

Le service est fourni avec un soin et une compétence raisonnables. En dehors de cela, et dans la mesure permise par la loi, il est fourni « en l’état ». La responsabilité totale de SanVoice au titre des présentes conditions est limitée aux frais payés par l’école au cours des 12 mois précédant la réclamation. Aucune des parties n’est responsable des dommages indirects ou du manque à gagner. Ces limites ne s’appliquent pas à la fraude d’une partie, ni à ce que la loi ne permet pas de limiter.

A11. Modification des présentes conditions

Nous donnons un préavis d’au moins 30 jours, dans l’application ou par e-mail, de toute modification importante. Si l’école ne l’accepte pas, elle peut fermer le compte avant que la modification s’applique.

A12. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont régies par le droit de l’État de Floride, aux États-Unis, et les litiges relèvent des tribunaux de l’État ou fédéraux situés en Floride. Les avis sont envoyés à [email protected] et à l’adresse e-mail du titulaire du compte de l’école.

Partie B. Avenant relatif au traitement des données (DPA)

B1. Rôles

L’école est le responsable du traitement des données de l’école. SanVoice est son sous-traitant. Aux États-Unis, SanVoice est un « school official » ayant un intérêt éducatif légitime au sens de la FERPA, sous le contrôle direct de l’école pour l’utilisation et la conservation des dossiers scolaires, et ne les communiquera pas à nouveau, sauf dans les cas permis par la FERPA.

B2. Instructions

SanVoice traite les données de l’école uniquement sur instructions documentées de l’école : les présentes conditions, les paramètres que l’école choisit dans l’application et ses demandes écrites. SanVoice informe l’école si elle estime qu’une instruction enfreint la loi.

B3. Détails du traitement

• Objet : le fonctionnement du service. Durée : la durée des conditions plus la période de fermeture prévue à l’article A9.
• Personnes : élèves (en majorité mineurs), parents et responsables légaux, payeurs, personnel de l’école, candidats.
• Données : celles énumérées à la section 2 de l’avis de confidentialité, y compris les notes de santé et les numéros d’identification nationale (sensibles).
• Finalités : celles de la section 3 de l’avis de confidentialité. Pas de vente, pas de publicité, pas de profilage à des fins marketing. SanVoice n’utilise pas les données de l’école pour entraîner des modèles d’IA.

B4. Personnel et confidentialité

Seuls le personnel et les prestataires de SanVoice qui en ont besoin pour l’assistance ou l’exploitation accèdent aux données de l’école, sous une obligation de confidentialité. Le personnel de SanVoice n’entre dans le compte d’une école que tant que l’administrateur de l’école lui a accordé l’accès, pour une durée choisie (de 1 heure à 7 jours), en consultation seule ou en consultation et modification, et l’administrateur peut le retirer à tout moment. L’assistance n’obtient jamais de droits d’administrateur ni de permissions sensibles, et chaque action est inscrite dans le journal d’audit de l’école avec le nom de la personne de SanVoice.

B5. Mesures de sécurité

Au minimum : chiffrement en transit (HTTPS) ; connexion en deux étapes pour chaque utilisateur ; chiffrement par champ des notes médicales et des numéros d’identification nationale ; sauvegardes nocturnes chiffrées dont la clé n’est pas sur le serveur ; accès selon le rôle dans l’application ; journal d’accès, non modifiable, indiquant qui ouvre un dossier d’élève ; analyse antivirus des fichiers téléversés.

B6. Sous-traitants ultérieurs

L’école autorise les sous-traitants ultérieurs énumérés à la section 6 de l’avis de confidentialité. SanVoice donne un préavis d’au moins 30 jours avant tout nouveau sous-traitant ultérieur ; l’école peut s’y opposer pour des motifs raisonnables et, si aucune solution n’est trouvée, fermer le compte et obtenir un remboursement au prorata des frais payés d’avance. SanVoice impose à chaque sous-traitant ultérieur des clauses de protection des données au moins aussi protectrices que celles-ci et reste responsable de ceux-ci.

B7. Aide pour les demandes

SanVoice met à la disposition de l’école des outils dans l’application pour consulter, rectifier, exporter et supprimer des dossiers, et l’aide pour les demandes auxquelles elle ne peut pas répondre seule. SanVoice transmet à l’école, sans y répondre elle-même, toute demande qu’elle reçoit directement d’un parent, d’un élève ou d’un membre du personnel.

B8. Notification des violations

SanVoice informe l’école dans les meilleurs délais, et en tout cas dans les 72 heures après avoir pris connaissance d’une violation des données de l’école, de ce qui est connu : ce qui s’est passé, les données et les personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises. Elle tient l’école informée au fur et à mesure et l’aide à informer les familles et les autorités.

B9. Transferts

Les données de l’école sont hébergées à Atlanta, aux États-Unis. Pour les données personnelles couvertes par le RGPD, les parties acceptent les clauses contractuelles types de l’UE (module responsable du traitement vers sous-traitant), qui sont intégrées par référence.

B10. Suppression et restitution

À la fin de la période de fermeture, SanVoice supprime les données de l’école, sauf ce que la loi l’oblige à conserver. Les copies contenues dans les sauvegardes chiffrées disparaissent au fur et à mesure que les sauvegardes sont remplacées. Sur demande, SanVoice confirme la suppression par écrit.

B11. Audits

Une fois par an, SanVoice répond aux questions écrites raisonnables de l’école sur la sécurité et fournit les informations nécessaires pour démontrer qu’elle respecte le présent avenant. Aucun audit sur place n’est proposé.

B12. Ordre de priorité

Pour les données de l’école, le présent avenant prévaut sur la partie A et sur tout autre accord.